En tant que chef d’entreprise, vous avez beaucoup à faire. Il est très facile de négliger des tâches simples comme la facturation alors que vous avez déjà beaucoup d’autres priorités. Méfiez-vous toutefois de ces erreurs de facturation qui vous coûtent de l’argent. Il s’agit d’une tâche qui mérite toute votre attention, car de petites erreurs peuvent s’avérer coûteuses pour votre entreprise. Ces erreurs peuvent être facilement évitées et vous rencontrerez moins de problèmes à long terme.
Ne pas envoyer les factures en temps voulu
Il est important que vous ne remettiez pas à plus tard l’envoi de la facture. Celle-ci doit être préparée le plus rapidement possible et envoyée immédiatement au client. Les retards dans l’envoi de la facture au client ne feront qu’affecter votre entreprise en vous empêchant d’être payé à temps. Il s’agit d’un problème qui peut être facilement évité afin de ne pas perdre de temps et d’assurer le bon fonctionnement de la trésorerie de votre entreprise.
Absence de conditions de paiement
Si vous ne précisez pas les conditions de paiement au client, celui-ci ne saura pas quand il doit payer. Cela laisse le délai ouvert à l’interprétation et incite très probablement le client à payer beaucoup plus tard ou à oublier complètement. Vous devez indiquer les conditions de paiement. Par exemple, il est souvent écrit « Net 7, 10 ou 30 jours ». Cela signifie que le client dispose de 7, 10 ou 30 jours pour effectuer un paiement, selon la date que vous avez choisie.
Ne pas préciser les modes de paiement
Vous devez faire en sorte que le client puisse effectuer son paiement le plus facilement possible et s’il ne sait pas comment payer, cela entraînera des retards supplémentaires. En indiquant clairement les modes de paiement qu’il peut utiliser, vous éviterez les retards causés soit par le fait que le client vous contacte pour vous poser la question, soit par le fait qu’il repousse l’échéance et l’oublie complètement.
Ne pas assurer le suivi de vos factures
Il est important d’assurer le suivi de vos factures afin de vous assurer que le client les a bien reçues. Parfois, les clients oublient d’effectuer un paiement et le fait de les relancer leur rappellera de le faire immédiatement. D’autres fois, il faut harceler certains clients pour qu’ils paient. Dans tous les cas, le suivi résoudra le problème de la réception tardive d’un paiement et permettra de s’assurer que le client l’a bien reçu.
Des informations erronées
Assurez-vous que la facture est adressée à la bonne personne. Il est possible que la facture ne soit pas adressée à la même personne que celle avec laquelle vous avez été en contact lorsque vous traitez avec une entreprise plus importante. Veillez également à ce que toutes les autres informations figurant sur la facture soient correctes, comme l’adresse, le prix et même l’orthographe. Une orthographe incorrecte donnera à votre entreprise un aspect non professionnel, ce qui n’est pas l’impression que vous souhaitez donner. Avant d’envoyer la facture, vérifiez que les informations sont correctes.
Détailler les coûts
C’est une bonne idée d’inclure une liste des frais que vous facturez au client. De cette manière, il sera plus facile pour le client de comprendre les frais qui lui sont imputés. Il y aura moins de confusion et donc moins de raisons pour le client de vous contacter pour des questions qui retarderont encore le paiement.
La facturation et la réception des paiements sont des éléments clés d’une entreprise que vous devez maîtriser. Lorsque vous envoyez une facture, votre objectif est de la rendre aussi claire que possible pour le client. Fixez des conditions de paiement, soyez clair sur la manière dont vous acceptez les paiements et assurez le suivi de toutes les factures pour vous assurer que vous êtes payé. Moins il y a de confusion, plus il sera facile pour le client de payer immédiatement.
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